Conditions générales de vente et d’utilisation

IDENTITÉ DE L’ENTREPRISE

Les présentes Conditions Générales de Vente (CGV) s’appliquent à toutes les prestations fournies par :

SAS URBAN TENT SERVICE (UTS) Lieu-dit Bramefam – 31550 Cintegabelle RCS Toulouse : 939 553 558 TVA : FR57939553558 NAF : 9329Z Marque exploitée : ONLYEVENT – BUBBLEAVENUE Directeur de la publication : Marc KHODJA

Toute commande implique l’adhésion pleine et entière du Client aux présentes CGV.

OBJET

UTS réalise des prestations événementielles de tous types :

Animations commerciales
Road show
Brand activation
Concept store éphémère
Prestations techniques (son, lumière, vidéo)
Montage / démontage de structures
Location de matériel événementiel
Organisation d’événements corporate
Mise en place de dispositifs scénographiques
Prestations de dégustation / expériences gourmandes

Les prestations sont définies dans le devis et le cahier des charges annexé.

MODALITÉS DE PAIEMENT

Pour les clients professionnels :

40 % à la validation du devis (arrhes obligatoires sous 48h)
60 % à la livraison / au montage de la prestation

Le non‑respect de ces modalités entraîne l’annulation immédiate du contrat, et le solde de la prestation devient immédiatement exigible à titre de dédommagement.

Les paiements s’effectuent par virement bancaire ou chèque professionnel.

CONDITIONS D’ANNULATION (CORPORATE)

Toute annulation doit être formulée par écrit.

Annulation à plus de 90 jours : 30 % du montant total dû
Annulation entre 90 et 30 jours : 60 % du montant total dû
Annulation à moins de 30 jours : 100 % du montant total dû

Les arrhes versées ne sont jamais remboursées.

FORCE MAJEURE

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable en cas de force majeure : décès, maladie grave, accident, intempéries extrêmes, interdiction officielle, grève, émeute, impossibilité d’accès au site, catastrophe naturelle.

En cas de force majeure :

Les délais sont automatiquement décalés
UTS peut proposer une solution de remplacement
Aucune indemnité ne peut être réclamée

RESPONSABILITÉ DU CLIENT

Le Client est responsable :

Des dégradations, vols, incendies, rixes, dommages causés par les participants
Du matériel mis à disposition dès le début du montage
De la sécurité du public
Des déclarations administratives (SACEM, taxes, autorisations, ERP, sécurité incendie)
De l’accès au site (électricité, accessibilité, terrain, monte-charge, rampes, etc.)

UTS décline toute responsabilité concernant les biens personnels des participants ou du Client.

DOCUMENTS ADMINISTRATIFS – ATTESTATIONS – OBLIGATION DE DEMANDE ANTICIPÉE

Toute demande de documents administratifs complémentaires (attestation fiscale, attestation de vigilance URSSAF, attestation TVA, attestation d’assurance, KBIS, certificats, justificatifs divers) doit être formulée par le Client au moment de la signature du devis.

Aucune demande de document administratif ne pourra être exigée après la réalisation de la prestation, ni utilisée pour bloquer, retarder ou conditionner le paiement de la facture.

Toute demande tardive est nulle, non recevable et sans effet, sauf accord écrit préalable de UTS.

Le Client reconnaît que certains documents administratifs sont délivrés à échéance légale (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) et qu’UTS ne peut fournir que les documents disponibles à la date de signature du devis.

Le paiement de la facture reste exigible immédiatement, sans délai supplémentaire.

Cette clause est irrévocable et ne pourra faire l’objet d’aucune négociation après signature.

ASSURANCE OBLIGATOIRE

Le Client doit fournir une attestation d’assurance “dommages aux biens” couvrant :

Le matériel loué
Les installations
Les structures
Les équipements techniques
Les risques liés à l’événement

Une caution peut être exigée selon le matériel ou les sous‑traitants.

MATÉRIEL – PROPRIÉTÉ

Le matériel mis à disposition reste la propriété exclusive de UTS.

Le Client s’interdit :

De le céder
De le prêter
De le laisser saisir par un créancier
De le modifier sans autorisation

Toute dégradation sera facturée à sa valeur de remplacement.

CONDITIONS TECHNIQUES – MONTAGE / DÉMONTAGE

Toute manutention non prévue au devis fera l’objet d’une facturation complémentaire.

En cas de :

Panne électrique
Mauvaise accessibilité
Impossibilité de montage
Retard d’ouverture du site
Contraintes techniques imprévues

UTS ne pourra être tenue responsable des retards ou modifications d’implantation.

STRUCTURES GONFLABLES – SÉCURITÉ

Les structures gonflables :

Sont certifiées M2 et CE
Résistent jusqu’à 70 km/h de vent
Nécessitent un lestage conforme
Ne peuvent être installées en cas de pluie, vent fort, grêle

En cas de météo défavorable, UTS peut remplacer la structure gonflable par une tente traditionnelle (selon disponibilité).

SOUS‑TRAITANCE

Le Client s’engage à ne pas contacter directement les fournisseurs, artistes, techniciens ou sous‑traitants de UTS.

Toute solution de remplacement doit être gérée exclusivement par UTS.

PHOTOS – VIDÉOS – PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE

Sauf demande contraire explicite, écrite et dûment motivée du Client, formulée au plus tard 15 jours avant la prestation, UTS se réserve le droit d’utiliser les photographies, vidéos, captations, images et visuels réalisés lors de l’événement, à des fins de communication professionnelle :

Site internet
Réseaux sociaux
Plaquette commerciale
Dossier de présentation
Presse
Portfolio
Supports marketing internes

La demande d’interdiction doit :

Être formulée par écrit (courrier ou email signé)
Être motivée par un élément légitime (confidentialité contractuelle, secret professionnel, confidentialité d’un produit, événement privé sensible, clause interne de l’entreprise, etc.)
Préciser les visuels concernés
Préciser la durée de l’interdiction
Être acceptée expressément par UTS

Sans ces éléments, la demande d’interdiction est nulle et non recevable.

Les plans, maquettes, documents, visuels, propositions, concepts, scénographies, supports graphiques et idées créatives fournis par UTS restent la propriété intellectuelle exclusive de UTS et ne peuvent être transmis, copiés, reproduits ou exploités par un tiers sans autorisation écrite.

MODIFICATION DU CAHIER DES CHARGES

Le cahier des charges peut être modifié jusqu’à 15 jours avant l’événement, dans la limite du budget défini.

Toute modification tardive peut entraîner une facturation supplémentaire.

FACTURATION – CONVIVES – TVA

La facture finale tiendra compte :

Du nombre réel de participants
Des modifications validées 15 jours avant l’événement
Des frais de déplacement, hébergement, repas si prévus

Toute variation du taux de TVA entre la signature et la facturation sera appliquée automatiquement.

CONTESTATION

Toute réclamation doit être formulée par lettre recommandée avec AR dans un délai de 8 jours après la prestation.

Passé ce délai, aucune contestation ne sera recevable.

TRIBUNAL COMPÉTENT

En cas de litige, seul sera compétent le tribunal du ressort du siège social de SAS URBAN TENT SERVICE (Toulouse).